Agreement to Terms

These Terms and Conditions govern your booking with Zawiyat Al Hijaz. By booking with us, you agree on behalf of yourself and all named participants to these terms. By confirming your booking, you acknowledge that you have read, understood, and accepted these terms and conditions in full.

• Reservations: A non-refundable and non-transferable deposit is required per person to secure your reservation. Zawiyat Al Hijaz does not reserve seats without a deposit; bookings are managed on a "first come, first served" basis.
• Confirmation: Your booking is confirmed only when Zawiyat Al Hijaz receives the deposit and sends a formal confirmation email.
• Payment Methods: Deposits can be made via major credit cards, wire transfers, or digital wallets (e.g., Apple Pay). All processing and currency exchange fees are the participant’s responsibility.
• Final Balance: Bookings made more than 31 days before the event require the full balance to be paid 30 days before the start date. Failure to submit the balance by the due date may result in cancellation and forfeiture of all fees paid.
• Pricing: Prices are time-sensitive. If the balance is not paid within the validity period, any price increases from service providers will be passed on to the participant.

• General Policy: All payments made toward your booking are non-refundable. This is because Zawiyat Al Hijazpays service providers (hotels, transport, and logistics) immediately upon receipt of your funds.
• Cancellations: Cancellations made 30 days or less before the event start date are strictly non-refundable.
• Transfers: If you provide at least 60 days' notice of your inability to attend, your payment (excluding non-refundable vendor deposits) may be transferred to a future event within one calendar year. This is not guaranteed and is subject to availability and price differences.
• Program Departure: If you choose to leave the program early for any reason, you waive all rights to a refund for unused services.

We value your feedback and aim to resolve all issues promptly.

• Submission: Customers may submit complaints or suggestions via email at zawiyatalhijaz@gmail.com 
• Response Time: We acknowledge all complaints within 48 hours and aim to provide a formal resolution or response within 7 business days.
• On-Site Issues: For issues occurring during a trip, participants should notify a Zawiyat Al Hijaz host immediately to allow for real-time resolution.

• Liability: Zawiyat Al Hijaz, its hosts, and property owners are not responsible for loss, damage, accidents, or injuries incurred during the event or travel.
• Travel Documents: Participants are solely responsible for ensuring they have valid visas and travel documents. Zawiyat Al Hijaz is not liable for entry denials by immigration authorities.

• Changes: Zawiyat Al Hijaz reserves the right to modify itineraries due to unforeseen circumstances, seasonal factors, or operational requirements.
• Force Majeure: In the event of government-imposed travel bans or "Acts of God," funds may or may not be transferable depending on vendor policies regarding non-refundable disbursements.

تحكم هذه الشروط والأحكام عملية الحجز الخاصة بك مع زاوية الحجاز. بمجرد إتمام الحجز، فإنك توافق نيابة عن نفسك وعن جميع المشاركين المسجلين على هذه الشروط. كما تقر بأنك قد قرأت وفهمت وقبلت هذه الشروط والأحكام بالكامل.

• تأمين الحجز: يلزم دفع عربون غير قابل للاسترداد وغير قابل للتحويل لكل شخص لتأمين الحجز. لا يتم حجز المقاعد إلا بعد دفع العربون؛ وتتم إدارة الحجوزات على أساس "الأولوية لمن يسجل أولاً".
• تأكيد الحجز: يعتبر حجزك مؤكداً فقط عند استلام زاوية الحجاز للعربون وإرسال بريد إلكتروني رسمي بالتأكيد.
• طرق الدفع: يمكن دفع العربون عبر البطاقات الائتمانية، الحوالات البنكية، أو المحافظ الرقمية (مثل Apple Pay). يتحمل المشارك أي رسوم معالجة أو فروق تحويل عملات.
• الرصيد المتبقي: بالنسبة للحجوزات التي تتم قبل أكثر من ٣١ يوماً من موعد الرحلة، يجب دفع الرصيد الكامل قبل ٣٠ يوماً من تاريخ البدء. قد يؤدي التأخر في السداد إلى إلغاء الحجز ومصادرة المبالغ المدفوعة.

• السياسة العامة: جميع المبالغ المدفوعة لحجزك غير قابلة للاسترداد. وذلك لأن زاوية الحجاز تقوم بدفع مستحقات مزودي الخدمة (الفنادق، النقل، والخدمات اللوجستية) فور استلام الأموال.
• الإلغاء: الإلغاءات التي تتم قبل ٣٠ يوماً أو أقل من تاريخ بدء الرحلة غير قابلة للاسترداد تماماً.
• نقل الحجز: في حال تقديم إشعار قبل ٦٠ يوماً على الأقل من عدم القدرة على الحضور، قد يتم نقل المبلغ المدفوع (باستثناء العربون غير المسترد للموردين) إلى رحلة مستقبلية خلال عام تقويمي واحد. يخضع ذلك لمدى التوفر وفروق الأسعار وهو غير مضمون.
• المغادرة المبكرة: في حال قرر المشارك مغادرة البرنامج قبل نهايته لأي سبب، فإنه يتنازل عن حقه في المطالبة بأي استرداد للخدمات غير المستخدمة.

نحن نقدر آراءكم ونهدف إلى حل جميع الإشكالات بسرعة واحترافية:

• تقديم الشكوى: يمكن للعملاء تقديم الشكاوى أو المقترحات عبر البريد الإلكترونيzawiyatalhijaz@gmail.com
• وقت الاستجابة: نقوم بتأكيد استلام الشكوى خلال ٤٨ ساعة، ونهدف إلى تقديم حل رسمي أو رد نهائي خلال ٧ أيام عمل.
• المشاكل الميدانية: بالنسبة للمشاكل التي تحدث أثناء الرحلة، يجب إبلاغ مشرف الرحلة من زاوية الحجاز فوراً للسعي في حلها في وقتها.

• المسؤولية القانونية: لا تتحمل زاوية الحجاز أو مضيفوها أو أصحاب العقارات المسؤولية عن أي فقدان أو ضرر أو حوادث أو إصابات تحدث أثناء الرحلة.
• وثائق السفر: المشارك مسؤول مسؤولية كاملة عن صحة تأشيرته ووثائق سفره.